RPA 도입의 목표를 설정하자

RPA를 도입할 때 가장 먼저 할 일은 RPA를 구현하고자 하는 목표를 세우는 것이다. 왜 RPA를 회사에 도입하려고 하는지, RPA를 통해 어떤 이익을 얻으려고 하는지 명확하게 알아야 한다. RPA 목표는 회사의 방향을 결정하고 평가하는 기준이 된다. RPA 여정에 참여하는 모든 구성원이 동의할 수 있도록 간결하고 명확하게 규정해야 한다. RPA를 먼저 도입한 기업이 말하는 RPA의 이익은 다음과 같다

반복적인 관리 작업 및 가치가 낮은 작업의 제거로 FTE(Full-Time Equivalent, 임의의 업무에 투입된 노동력을 풀타임 노동자의 수로 측정하는 법)가 감소해 비용 절감, 회사 내 규정 준수 향상, • 업무 주기 단축으로 생산성 향상, 서비스 제공 시간이 줄어들고 오류율이 낮아져 고객 경험 향상이다. 최근에는 RPA의 성과에 사업 기회 창출이 추가되고 있다. RPA를 통해 새로운 기회를 만들거나, 회사의 시장점유율을 올릴 수 있다는 기대감이 생겼기 때문이다. RPA를 통해 기대하는 이익을 고려해서 회사에 맞는 RPA 목표를 설정하는 것부터 시작한다.

RPA 도입의 목표를 세웠으면 그 목표를 평가할 수 있는 KPI를 정해야 한다. KPI가 명확해야 RPA의 목표가 잘 달성되고 있는지 평가할 수 있고, 그 결과 잘못된 부분은 개선하고 잘된 부분은 더욱 집중할 수 있다. A사는 RPA를 처음 시작할 때는 ‘비용 절감’을 목표로 했다. 그 이유는 구체적인 고민 없이 성과를 나타내는 가장 쉬운 목표였기 때문이다. 그에 따른 KPI는 ROI(투자수익률)로 정했다. RPA를 구축하고 나서 ROI를 평가해본 결과 기대한 것만큼 높지 않았다. 그 이유는 RPA를 처음 시작하면서 자동화 대상 업무를 10개 선정했고 로봇 가동률이 10% 정도였기 때문이다. RPA 목표에 ‘생산성 향상’을 더할 것을 권하고 KPI로 ‘업무 시간 절감률’을 제시했다. 이 KPI는 88%로 평가되었다. 물론 이 회사는 RPA 적용 업무가 점점 많아지고, 효과가 좋은 업무를 자동화한다면 ROI도 좋아질 것이고 ‘비용 절감’ 목표도 점차 달성할 것이다. RPA의 목표와 KPI를 수립할 때는 회사의 상황에 맞아야 한다. 회사의 RPA 목표에 맞는 RPA의 목표와 KPI를 수립할 때는 회사의 상황에 맞아야 한다. 회사의 RPA 목표에 맞는 KPI로 정하자. 처음부터 모든 KPI를 완벽하게 정할 수는 없다. 현실적으로는 RPA를 진행하면서 수정하고 보완해야 한다.

 

자동화는 사람이 처리하던 일을 RPA 로봇이 수행하도록 전환하는 기술이다. 그러므로 사람이 처리하던 업무 중에서 자동화하기 적합한 부분을 찾는 것이 자동화의 시작이다. RPA를 적용할 업무를 찾는 것은 RPA 여정의 어느 단계에 있는가에 따라 조금 달라질 수 있다. 기업이 RPA를 처음 도입할 때는 RPA 전문 조직인 COE에서 RPA를 적용할 업무를 선별한다. 기업의 3~7% 정도의 업무가 COE에서 선정한 자동화 대상이다. 이러한 업무는 RPA 목표를 달성하는 효과가 매우 크고, RPA 개발이 쉽다는 특징이 있다. 이후 확산하는 시기에는 직원이 주도적으로 참여하는 형태가 되는데, 개인의 필요에 따라 자동화할 업무를 선택하고 직접 개발해 사용할 수 있다. RPA 여정을 지나면서 자동화 업무의 범위가 넓어지면 RPA를 적용할 새로운 업무는 점점 줄어들어 꼬리 모양의 그래프가 되므로 RPA 대상 업무는 롱테일(Long Tail) 방식으로 진행한다고 표현한다.

이제 RPA를 시작할 때 가장 먼저 해야 하는 자동화 대상 업무를 선정해야한다. 회사 내에 RPA가 확산되고 성숙하면 직원 개인이 필요에 따라 자동화할 업무를 선택할 수 있다. 수집된 대상 업무는 효과성과 구현 난이도를 검증할 수 있는 항목을 점수로 계산해 x축과 y축의 좌표에 위치시킨다. 각 항목을 점수화하는 계산식은 기준을 정하면 된다. 예를 들어 효과성 점수의 기준을 업무 수행 시간(자동화 측면에서는 절감 시간으로 표현한다)으로 정할 경우 업무 수행 주기, 처리량, 소요 시간, 담당자 수를 곱하면 연간 시간이 산출된다. 구현 난이도 점수를 계산하기 위해서는 각 항목을 수치로 전환해야 한다. 규칙 기반 수준을 1~4단계로 두고 규칙이 잘 정의된 경우 높은 점수를 준다. 시나리오 수준은 1~4단계로 복잡할수록 낮은 점수를 준다. 디지털화 여부도 수치로 전환하는 기준을 두어서 곱하거나 더하면 된다.